মেশিন থেকে হাজিরা আনবেন কীভাবে

হ্যাঁ, যায় — তবে এইটা এখনো পরীক্ষামূলক, আর সব মেশিনে চলবে এমন নিশ্চয়তা নাই। পেনড্রাইভ আর কম্পিউটারের রাস্তা দুইটাই আগের মতো আছে, ওই দুইটা সব ব্র্যান্ডের মেশিনে চলে — তাই ওই দুইটাই প্রধান রাস্তা। শর্ত দুইটা: মেশিনটা তার দিয়ে রাউটারের সাথে লাগানো থাকতে হবে, আর আপনার ফোন ওই একই ওয়াইফাইতে থাকতে হবে। মেশিনের নম্বরটা (যেমন 192.168.1.201) মেশিনের মেনু → Comm/Network এ পাবেন। অ্যাপে "মেশিনের হাজিরা" খুলে উপরে "সরাসরি মেশিন" বাছুন, নম্বরটা বসান, তারপর "যুক্ত হন"। একবার কাজ করলে অ্যাপ নম্বরটা মনে রাখে — পরেরবার থেকে শুধু "হাজিরা আনুন" চাপলেই হয়।

মেশিন তার ভিতরে জমা থাকা সব হাজিরাই রাখে — বছরের পর বছর, ছাত্রদেরটাও। এক প্রতিষ্ঠানে ১৩ জন স্টাফের মেশিনে প্রায় আট হাজার হাজিরা জমা ছিল। রোজ ওই আট হাজার দেখে "ঠিক আছে কিনা" বোঝা কারো পক্ষে সম্ভব না, তাই অ্যাপে উপরে বেছে নেওয়ার ঘর আছে — আজকের / গত ৩০ দিনের / মেশিনে যা আছে সব, আর চাইলে নিজে শুরু ও শেষ তারিখ বেছে নেওয়া। শুরুতে "আজকের" বসানো থাকে। সংখ্যা কম দেখলে ঘাবড়াবেন না, কিছু হারায় নাই — অন্য ঘরটা বাছলেই বাকিগুলা চলে আসবে।

পর্দায় একটা রিপোর্ট কার্ড আসবে — ওইটা এক চাপে আমাদের পাঠিয়ে দিতে পারবেন, হোয়াটসঅ্যাপে। ওই কার্ডে লেখা থাকে কোন ধাপ পর্যন্ত গেছে, তাই আন্দাজ করতে হয় না। তার আগে দুইটা জিনিস নিজে দেখে নিতে পারেন — (১) অফিসের কম্পিউটারে মেশিনের সফটওয়্যার (যেমন ZKTime) চালু থাকলে ওইটা পুরাপুরি বন্ধ করেন, ছোট করে রাখলে হয় না, কারণ মেশিন একসাথে একটার বেশি কানেকশন নেয় না। (২) ফোনটা মোবাইল ডাটায় না থেকে স্কুলের ওয়াইফাইতে আছে কিনা দেখেন। কাজ না করলেও কার্ডটা পাঠাবেন — ওইটা দিয়েই আমরা ঠিক করি।

যেকোনো জায়গা থেকেই চলবে — বাসা থেকে, রাস্তা থেকে, নেট থাকলেই হলো। হাজিরা, রিপোর্ট, বেতন, কার্ড সবই বাইরে থেকে দেখতে ও করতে পারবেন। ব্যতিক্রম শুধু একটা জায়গায়: মেশিন থেকে সরাসরি হাজিরা টানার সময় ফোন আর মেশিন একই ওয়াইফাইতে থাকতে হয়, কারণ তখন ফোন সরাসরি মেশিনের সাথে কথা বলে। ওইটুকু একবার টেনে নিলেই হলো — এরপর ঐ হাজিরা বাসা থেকেই দেখতে পারবেন। আর ফাইলের নিয়মটা যেকোনো জায়গা থেকে চলে: অফিসে ফাইল বের করে রাখলে বাসায় গিয়ে ওটা দিয়েই হাজিরা তোলা যায়।

না, দরকার নাই। অ্যাপে গিয়ে ওই নম্বরগুলাই লিখে দিন ("শিক্ষকদের নম্বর ঠিক করুন" বা "নম্বর ঠিক করে দিন")। মেশিনে যা আছে তা যেমন আছে তেমনই থাকবে।

এই সুবিধাটা এখন প্রতিষ্ঠানভিত্তিক — একটা প্রতিষ্ঠানের মেশিনের ফাইল একবার দেখে নিশ্চিত হওয়ার পর ওই প্রতিষ্ঠানের জন্য চালু করে দেওয়া হয়। আপনার প্রতিষ্ঠানে চালু করতে চাইলে হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপে মেশিনের ফাইলটা পাঠিয়ে বলুন।

না। একই ফাইল আবার তুললে অ্যাপ বলবে নতুন কিছু নেই — এটা ঠিক আছে, ভয়ের কিছু নেই।

মেশিনের সাথে সরাসরি লাইভ যুক্ত না এই অ্যাপ। কম্পিউটার থেকে যখন ফাইলটা বের করেন, ঠিক তখন পর্যন্তই হাজিরা ওই ফাইলে থাকে। তারপর কেউ আঙুল দিলে সেটা ওই ফাইলে ঢোকে না। তাই পুরান ফাইল তুললে পুরান তারিখই আসবে — অ্যাপের দোষ না, ফাইলে ওই দিনগুলাই নাই। আজকেরটা পেতে চাইলে কম্পিউটার থেকে আবার নতুন করে ফাইলটা বের করে আনতে হবে।

একটা উপায় আছে — Google Drive দিয়ে। অফিসের কম্পিউটারে "Google Drive for Desktop" নামান, নিজের জিমেইল দিয়ে ঢুকুন। মেশিনের সফটওয়্যার যে ফোল্ডারে ফাইল রাখে, সেই ফোল্ডারটাই Drive-এর ভিতরে নিয়ে যান — তাহলে Export চাপলেই ফাইলটা এমনিতে Drive-এ চলে যাবে, হাতে পাঠানো লাগবে না। ফোনেও Google Drive অ্যাপ বসান, **একই জিমেইল দিয়ে** — এইটা ভুল হলে ফোনে কিছুই দেখা যাবে না। "ফাইল বাছাই করুন" চাপার পর উপরের মেনু থেকে Drive বেছে ফাইলটা নিন। দুইটা কথা মাথায় রাখবেন — কম্পিউটারে শুধু ওয়াইফাই/মেশিনের সাথে যুক্ত থাকলেই হবে না, ইন্টারনেটও চালু থাকতে হবে, নাহলে Drive-এ ফাইল যাবে না। আর ফোনেও ফাইল বাছার সময় নেট থাকতে হবে, নাহলে পুরান ফাইলই দেখাবে। এটা পুরাপুরি automatic না, শুধু হাতে পাঠানোর ঝামেলাটা কমায়।

হবে। অফিসের কম্পিউটারে যদি মেশিনের সফটওয়্যারটা বসানো থাকে (ZKTime, eTimeTrackLite, BioTime, Attendance Management — যেকোনো একটা), পেনড্রাইভ ছাড়াই ফাইলটা বের করা যায়। ধাপগুলো - (১) কম্পিউটারে সফটওয়্যারটা খুলুন। (২) মেশিন থেকে নতুন হাজিরা নামানোর লেখাটা চাপুন — Download / Sync / Get Data জাতীয় কিছু একটা থাকবে। (৩) এবার রিপোর্ট বের করুন, আর এখানেই আসল কথাটা - **Attendance Records** (বা AttLog) নামের রিপোর্টটাই নেবেন। (৪) **CSV বা Text** করে সেভ করুন — এই দুইটা সব ভার্সনেই চলে। Excel-ও চলে, তবে সেটা ৩.২.২০৭ বা তার পরের ভার্সন থেকে; অ্যাপ যদি আপনার Excel ফাইলটা না নেয়, একই রিপোর্ট CSV করে সেভ করে দিলেই হয়ে যাবে। (৫) ফাইলটা ফোনে নিন (ইমো/হোয়াটসঅ্যাপে নিজের কাছে পাঠালেই হয়), তারপর উপরের ৭ নম্বর ধাপ থেকে অ্যাপে তুলে দিন।

হবে, কিন্তু রিপোর্টটা ঠিকটা হতে হবে। এই সফটওয়্যারগুলোতে দুইরকম রিপোর্ট থাকে আর নাম দুইটা প্রায় একই শোনায় — **Attendance Records / AttLog** হল কে কখন আঙুল দিল তার তালিকা, এইটাই লাগবে। আর **General / Statistic / Calculate** হল হিসাব করা রিপোর্ট — ওটাতে কে কখন পাঞ্চ করল সেই সময়টাই নাই, তাই ওটা দিয়ে হাজিরা তোলা যায় না। ভুলটা দিলে অ্যাপ নিজেই ধরে ফেলে জানিয়ে দেবে, কাজেই ভয়ের কিছু নাই — শুধু জেনে রাখলেন।

ওই সফটওয়্যারে প্রায় প্রতিটা তালিকার উপরেই একটা Export বোতাম আছে, আর স্ক্রিনে যে তালিকাটা খোলা আছে সেটাই বের হয়। কাজের লগ (Operation Log) হল কে কখন কোন বোতাম চেপেছে তার হিসাব — কলামগুলো যদি **ID, Operator, DateTime, Device, Description** হয়, তাহলে ওটাই। এতে ছাত্র-শিক্ষকের হাজিরা নাই। ঠিক করার নিয়ম - আগে Report মেনু থেকে **Attendance Records** তালিকাটা খুলুন, তালিকাটা স্ক্রিনে আসুক, **তারপর** Export চাপুন। ঠিক ফাইলটার কলামে Name আর Date/Time থাকবে, আর একেকজনের একাধিক লাইন থাকবে — কারণ একজন দিনে কয়েকবার আঙুল দেয়।

ফাইল পড়া আর মিলানো নেট ছাড়াই হয়। শুধু শেষে সংরক্ষণ করার সময় নেট লাগবে। না হলে অ্যাপ রিপোর্ট কপি করার সুযোগ দেবে — সেটা গ্রুপে পাঠিয়ে দিলে আমরা দেখে দেব।

প্রথমবার ওই সুইচটা বন্ধ রাখুন। মেশিনে কেউ পাঞ্চ করতে ভুলে গেলে বা মেশিন না চিনলে সে অনুপস্থিত হয়ে যাবে। আগে একবার দেখে নিন সব ঠিকঠাক আসছে কিনা।

**অনুমতি** পাতায় প্রত্যেক শিক্ষকের জন্য আলাদা একটা সুইচ আছে, নাম **"মেশিন থেকে হাজিরা আনা"**। আগের মতোই সবার জন্য চালু থাকে — এডমিন বা প্রধান শিক্ষক যার জন্য বন্ধ করতে চান, শুধু তার সুইচটা বন্ধ করবেন। বন্ধ করলে তিনি আর মেশিন থেকে হাজিরা তুলতে পারবেন না, তবে হাতে হাজিরা দেওয়া আগের মতোই চলবে। যার ফোনে নতুন ভার্সন আছে, তার হোম পাতায় মেশিনের ঘরটাই আর দেখাবে না — পরিষ্কার। যার ফোনে পুরান ভার্সন, তার ঘরটা এখনো দেখাবে এবং সে ভিতরে ঢুকতেও পারবে, কিন্তু শেষে সেভ করার সময় সার্ভার আটকে দেবে — হাজিরা ঢুকবে না। মানে অনুমতিটা সবার ক্ষেত্রেই কাজ করে; শুধু পুরান ভার্সনে "না" টা একটু দেরিতে আর একটু কম সুন্দরভাবে আসে।